Ausgangssituation
Markt Beratzhausen ist eine lebendige Gemeinde im bayerischen Landkreis Regensburg. Wie viele Kommunen seiner Größe steht das Rathaus vor der Herausforderung, mit einem überschaubaren Team den wachsenden Anforderungen an Erreichbarkeit und Bürgerservice gerecht zu werden. Täglich gehen zahlreiche Anrufe ein – Fragen zu Öffnungszeiten, Meldewesen, Ausweisdokumenten oder allgemeinen Verwaltungsthemen, die Zeit kosten, ohne komplexe Fachkenntnisse zu erfordern. Gefragt war eine Lösung, die schnell einsatzbereit ist, das Team spürbar entlastet und sich im laufenden Betrieb flexibel anpassen lässt.
Zielsetzung
Bürgermeister Matthias Beer wollte den Bürgerservice in Markt Beratzhausen modernisieren – ohne lange Vorlaufzeiten und ohne den persönlichen Charakter der Verwaltung aufzugeben. Zwei Aspekte standen dabei im Vordergrund: Erstens sollte die neue Lösung schnell funktionieren, damit das Team rasch entlastet wird und Bürgerinnen und Bürger unmittelbar profitieren. Zweitens war es der Gemeinde wichtig, nicht nur Anwender zu sein, sondern aktiv an der Weiterentwicklung von Charly mitzuwirken – als Partnergemeinde auf Augenhöhe, die ihre Erfahrungen aus dem Verwaltungsalltag einbringt und von denen anderer Kommunen profitiert.
Mit Charly gestalten wir einen freundlichen, modernen Bürgerservice, der unser Team spürbar entlastet. Besonders beeindruckend ist, wie kinderleicht wir Charlys Auskünfte selbst anpassen können. So halten wir Informationen jederzeit aktuell und bieten Bürgerinnen und Bürgern einen Service, der schnell, zuverlässig und wirklich praxisnah ist.
Umsetzung
Gemeinsam mit dem Berliner Unternehmen Zaitgeist wurde Charly in Markt Beratzhausen eingeführt. Das Zaitgeist-Team begleitete die Gemeinde bei der Aufbereitung der Wissensbasis, der Einrichtung von Weiterleitungen und der Abstimmung auf die spezifischen Abläufe in Markt Beratzhausen. Besonders geschätzt wurde dabei der unkomplizierte Einstieg: Statt monatelanger Implementierungsprojekte konnte Charly innerhalb weniger Wochen auf die häufigsten Bürgeranliegen vorbereitet werden – von Personalausweisen und Meldewesen bis hin zu Fragen rund um Öffnungszeiten und Formulare.
Geschwindigkeit als Erfolgsfaktor
In Markt Beratzhausen zeigte sich schnell, wie entscheidend der Faktor Zeit bei der Einführung digitaler Lösungen ist. Charly war bereits kurz nach dem Start in der Lage, gängige Anfragen eigenständig zu beantworten. Dank des selbsterklärenden Redaktionswerkzeugs kann das Verwaltungsteam die Wissensbasis eigenständig pflegen und aktualisieren – flexibel, ohne technisches Know-how und in wenigen Minuten. So bleibt der Assistent immer auf dem neuesten Stand, und das Team behält die volle Kontrolle über die Inhalte. Die kurze Time-to-Value war für das Rathaus besonders wertvoll: Schon unmittelbar nach dem Start spürten Mitarbeitende die Entlastung, und Bürgerinnen und Bürger konnten erstmals auch außerhalb der Öffnungszeiten schnelle Antworten erhalten.
Weiterentwicklung mit Kommunen
Markt Beratzhausen versteht sich nicht nur als Nutzer, sondern als aktiver Mitgestalter von Charly. Rückmeldungen aus dem Verwaltungsalltag, neue Anforderungen und praktische Erfahrungen fließen regelmäßig in die Weiterentwicklung des Systems ein. Damit wird aus der Nutzung echte Partnerschaft: Markt Beratzhausen gestaltet Charly aktiv mit und profitiert gleichzeitig von den Erkenntnissen anderer Kommunen. Dieser kollaborative Ansatz hat sich als zentraler Vorteil erwiesen. Denn eine KI, die im kommunalen Alltag wirklich funktioniert, entsteht nur dann, wenn die Verwaltungen, die sie täglich einsetzen, auch aktiv an ihrer Verbesserung mitwirken. Die Gemeinde Beratzhausen ist damit nicht Endverbraucher eines fertigen Produkts, sondern Teil einer wachsenden Gemeinschaft von Kommunen, die gemeinsam den Bürgerservice von morgen mitgestalten.
Erfahrungen und Nutzen
Seit der Einführung profitiert das Rathaus Markt Beratzhausen von einer spürbaren Entlastung im Tagesgeschäft. Routinefragen, die zuvor wertvolle Mitarbeiterzeit beansprucht haben, werden nun direkt beantwortet – präzise, verlässlich und ohne Wartezeit. Gleichzeitig stehen komplexere Anliegen stärker im Fokus: jene Gespräche, für die es den persönlichen Kontakt wirklich braucht. Für die Bürgerinnen und Bürger bedeutet Charly vor allem eines: schnelle, zuverlässige Antworten zu jeder Tages- und Nachtzeit, auch wenn das Rathaus nicht besetzt ist. Der Assistent ist freundlich, verständlich und stets erreichbar – und damit ein echter Gewinn für den Bürgerservice in Markt Beratzhausen.
Ausblick
Markt Beratzhausen plant, den Einsatz von Charly kontinuierlich auszubauen. Neue Themenfelder sollen erschlossen, die Wissensbasis weiter vertieft und die Möglichkeiten der Weiterleitung ausgebaut werden. Dabei bleibt die Grundidee gleich: Digitalisierung soll die Verwaltung stärken und den Bürgerservice verbessern – ohne den persönlichen Charakter zu verlieren, der Markt Beratzhausen ausmacht. Und als Entwicklungspartner von Zaitgeist bringt die Gemeinde auch künftig ihre Erfahrungen aktiv in die Weiterentwicklung von Charly ein.
Fazit
Markt Beratzhausen zeigt, dass eine moderne KI-Telefonzentrale schnell, pragmatisch und mit echtem Mehrwert eingeführt werden kann. Charly ist in kurzer Zeit zu einem verlässlichen digitalen Kollegen im Rathaus geworden – immer erreichbar, einfach zu pflegen und aktiv mitgestaltet. Der Weg von Beratzhausen ist auch ein Beleg dafür, was möglich wird, wenn Kommunen nicht nur Technologie übernehmen, sondern sie gemeinsam mit den Entwicklern formen – für eine Verwaltung, die schneller, bürgernäher und zukunftsfähiger ist.
